¿Cómo gestionar una compañía con equipos remotos?
Sanal bir şirket kurmak mı istiyorsunuz? Şirketinizi uzaktan nasıl yönetebileceğinizi mi düşünüyorsunuz? Bu sorulardan herhangi biri aklınıza geldiyse, aşağıda teknoloji desteğiyle şirketinizi kurup yönetmeniz için bazı ipuçlarını içeren bir rehber sunuyoruz.
Sanal çalışma çağında, fiziksel bir ofise veya yüz yüze toplantılara ihtiyaç duymadan bir şirketi yönetme ve büyütme fırsatı, günümüzde hiç olmadığı kadar uygun hale geldi. Ancak, bu yolu keşfetmeyi düşünüyorsanız, başarılı olmak için uygun teknoloji, sistemler ve süreçlere sahip olmanız önemlidir.
Yönettiğiniz iş türüne göre özel ihtiyaçlarınız olabilir (örneğin, e-ticaret için envanter yönetimi, hizmet sağlayıcılar için teklif ve sözleşme yazılımı gibi iki örnek vermek gerekirse), her sanal işletme sahibinin güncel olması gereken bazı şeyler vardır.
Sanal bir işletmeyi yönetmek için gereksinimler
KALİTELİ ÇALIŞMA ALANI
İyi bir çalışma alanına sahip olmak, daha düzenli ve üretken hissetmenize yardımcı olacaktır. Yüksek kaliteli bir ekipmana yatırım yapmak çok önemlidir. İşinizi yürütmek için ihtiyaç duyabileceğiniz diğer tüm teknolojilerin yanı sıra görüntülü aramalar yapmak için web kamerası ve mikrofonu olan güvenilir bir dizüstü bilgisayar. Uzaktan çalışma, görevlerin çoğunun dijital olarak yerine getirilmesini gerektirdiğinden, verimli ve güvenli bir şekilde çalışmanıza olanak tanıyan yüksek hızlı bir internet bağlantısına ihtiyacınız olacak.
Ayrıca, iyi aydınlatmaya, dikkat dağıtıcı unsurlardan arındırılmış bir alana ve mümkünse çalışma alanını daha rahat hale getirecek bazı konforlara sahip olduğunuzdan emin olmalısınız. Bu, bir mini buzdolabı, süs bitkileri veya gün boyunca boş zamanlarınızda sizi motive edecek bir oyun konsolu olabilir.
İŞİNİZ İÇİN OPTİMUM YAZILIM
Şu anda, üretkenlik veya uzmanlık faaliyetlerine ve ihtiyaç duyulabilecek lisans sayısına bağlı olarak, en çeşitli kurumsal ihtiyaçlarla uyumlu çok çeşitli yazılımlar bulunmaktadır. Aşağıda, %100 dijital şirketler için en çok tavsiye edilen yazılım kategorilerinden bazılarını belirteceğiz.
1. İletişim Yazılımı. Çalışanlarınızla bir ofiste olmayacağınız için, güvenilir bir e-posta, sohbet, görüntülü konferans ve bu konuşmaları barındırabilecek başka bir iletişim yazılımına sahip olmak önemlidir.2. Muhasebe yazılımı. Finansmanını takip etmek, faturalar oluşturmak, tedarikçilere ve çalışanlara ödeme yapmak vb. için bir yazılıma ihtiyacın olacak.3. Proje yönetim/iş birliği yazılımı. Müşterilerinizi ve ekibinizi uzaktan çalışmanıza rağmen aynı sayfada tutmak için, tüm önemli dosyalarınızı düzenleyen kaliteli bir proje yönetimi/iş birliği yazılımına yatırım yapın.4. İK/Yetenek Yönetimi Yazılımı. Uzaktan bir ekibi yönetmek kolay değildir, ancak bir İK/yetenek yönetimi yazılımı kullanmak ekibinizi oluşturmanıza ve yönetmenize yardımcı olacaktır. Yüksek kaliteli ve çok tavsiye edilen bir platform Ontop platformudur.5. VPN ve güvenlik yazılımı. Web trafiğinizi şifrelemek için güvenilir bir sanal özel ağ (VPN) kullanarak ve işe bağlı tüm cihazlar için bir antivirüs programı kullanarak şirket verilerinizi güvende tutun.
Seçtiğiniz yazılımın seçimi büyük ölçüde işletmenizin türüne ve işinizi başlatırken veya geleneksel modelden dijital modele geçerken sahip olduğunuz kaynaklara bağlı olacaktır. En iyisi, operasyon için gerekli programlarla başlamanız ve ardından ticari faaliyetlerinizi optimize etmek, otomatikleştirmek veya geliştirmek için yazılım edinmenizdir. Siber güvenlik hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, bu blog size biraz daha bağlam sağlamaya yardımcı olacaktır.
Deneyimli İşbirlikçiler
Doğru araçların yanı sıra, işletmenizin hedefleriyle özdeşleşen işbirlikçilere ve çalışanlara ihtiyacınız var. Bu, marka kişiliğini, değerleri ve geliştirmek istediğiniz iş kültürünü içerir.
Deneyim, dijital beceriler ve hedef odaklı çalışma gibi unsurları iş arkadaşlarınızı seçerken temel gereksinimler olarak değerlendirmeniz çok önemlidir.
Uzaktan çalışanları işe almak ve dahil etmek (örneğin, bir uyum kursu aracılığıyla) için bir süreç oluşturun. Adaylarla veya yeni çalışanlarla yüz yüze olmayacağınız için, ekibinize güvenli ve sorunsuz bir geçiş sağlayacak işe alım, işe yerleştirme ve dahil etme mekanizmaları oluşturmanız gerekecek.
Çalışanlarınızın gerçekten ekibin bir parçası olduklarını hissetmelerini sağlayacak daha kişisel bir deneyim elde etmek için Zoom üzerinden görüşmeler ve işe alım çağrıları yapabilirsiniz.
İç İletişim Planı
İyi bir iç iletişim planı, projelerinizi daha iyi yönetmenize yardımcı olacaktır ve
iş hedeflerini ekibiniz ve müşterileriniz ile uyumlu tutmak.
Uzaktan çalışanlarınızla aynı sayfada olduğunuzdan emin olmak için, çalışanlarınız, müşterileriniz ve tüketicilerinizle nasıl iletişim kuracağınızı açıklayan özlü bir plan oluşturun (Slack, e-posta, Zoom aramaları, telefon aramaları veya bunların hepsi), ayrıca projeleri yönetme ve ekip olarak hedefler belirleme planı. Yolda karışıklık veya tutarsızlık olmaması için bu çabalarınızda tutarlı olduğunuzdan emin olun.
Açık Kapı Politikası
Uzaktan çalışanlar, programlanmış toplantı saatleri dışında sizinle iletişime geçerlerse sizi rahatsız ettiklerini düşünebilirler, özellikle farklı zaman dilimlerinde çalışıyorlarsa. Bunu önlemek için, uzaktan ve uzaktan olmayan çalışanların sizinle her zaman iletişime geçme konusunda güven ve güvence hissetmelerini sağlamak amacıyla açık kapı politikası oluşturun. Hemen cevap veremeseniz bile, iş arkadaşlarınızın iletişimin şirket için hayati bir nokta olduğunu bilmelerini sağlayın.
Uzaktan Çalışan Ekiplerinizi Yönetmenize Yardımcı Olacak Stratejiler.
Uygun kültürü ve liderlik becerilerini oluşturun
Bir veya daha fazla uzaktan ekip yönetirken pozitif bir iş kültürü oluşturmak hem gerekli hem de önemlidir. Olumlu sonuçlar elde etmek ve hedeflere ulaşmak için liderlik becerilerinizi mükemmelleştirmeniz, ayrıca çalışanlarınız ve iş arkadaşlarınız tarafından soru sormaya, geri bildirim almaya ve hatta hata yapmaya olanak tanıyan güvenli bir alan yaratmanız gerekmektedir.
Daha iyi bir lider olmanı sağlayabilecek birçok beceri vardır, ancak en önemlisi şu cümlede özetlenir: örnek olarak liderlik et. Ayrıca, aşağıdaki nitelikleri ve iş değerlerini göz önünde bulundurmak da çok faydalıdır:
Zaman dilimi farklarını göz önünde bulundurmayı, tüm çalışanların hazır bulunduğundan emin olmayı ve ekibi sık sık bir araya getirmeyi unutmayın. Bu küçük girişimler, çalışanlarınızın desteklendiğini ve değer verildiğini hissetmelerini sağlayacaktır.
Diğer sanal işletme sahipleri ve yöneticileriyle konuşarak onların görüşlerini öğrenin
Her zaman aynı gemiye binen veya senin yerinde olanlarla görüş ve deneyim paylaşmak faydalıdır. Dijital dünyada daha fazla zamanı olanları dinle ve işlerini başlatmak için tavsiye arayanlara yardım et. Girişimcilikte karşılıklılık paha biçilmez bir şeydir.
Sanal iş sahiplerinden bu tür özelliklere sahip bir şirketi nasıl yönetecekleri konusunda tavsiyeler isteyin ve fikirler oluşturmak için kendi önerilerinizi paylaşın. Bunu kişisel olarak forumlarda ve uzmanlaşmış etkinliklerde yapabilirsiniz, ancak iletişim ve sosyalleşme kanalı olarak teknolojiyi kullanmayı da düşünün. Örneğin, bir blog veya YouTube'da bir videoblog.
Uzaktan ekip yönetmek, yeni ve benzersiz zorluklar getirir. Yüz yüze bir düzende işe yarayan şeyler, uzaktan çalışmada her zaman aynı performansı göstermez. Örneğin, bir kübüke girip soruları sormak ve cevaplamak mümkün değildir ve yüz yüze etkileşimin eksikliği, güvensizlik, yanlış yorumlama ve ekip üyelerinde bir dereceye kadar şaşkınlık yaratabilir, bu da görünürde bir liderlik eksikliği gibi algılanabilir.
Zaferleri ve olumlu sonuçları kutlayın
İyi yapılmış bir iş için çalışanları ödüllendirin ve başarıları tanıyarak uzaktan ekibinizin motivasyonunu koruyun; teşekkür mesajları gönderin ve ekstra izin süresi veya çalışma alanlarını iyileştirmek için bir Amazon hediye kartı gibi benzersiz teşvikler sunun.
Şirket sahipleri ve yöneticileri, uzaktan bir işi başarıyla yönetmek için bu stratejileri kullanabilirler. Bu şekilde uzaktan çalışan ekipleri teşvik eder ve çalışanların memnuniyetini gözden kaçırmadan daha iyi hedeflere ve daha iddialı amaçlara ulaşmak için ideal bir çalışma ortamı oluşturur.
İyi Tanımlanmış Çalışma Dinamikleri Kur
Çalışanların işe ne zaman bağlanmaları gerektiğini ve projelerin ve toplantıların son tarihlerine uymak için çalışma saatlerini nasıl yapılandırmaları gerektiğini bildiklerinden emin olun. Her bir kişi veya ekibin iş akışını net bir şekilde tanımlamak için bu proje yönetim araçlarından birini kullanın.
Bu araçlar, çalışanların görevlerini gerçek zamanlı olarak güncellemelerine, bilgileri kolayca paylaşmalarına ve erişmelerine, belirli projelerle ilgili mesajlar göndermelerine ve hedefleriyle güncel kalmalarına yardımcı olabilir.
Şirketinizin her alanıyla, iş akışları ve süreçlerle bağlantıda olmak için aşağıdaki araçları öneriyoruz:
Uzaktan çalışan bir iş gücünü yönetmek için ihtiyaç duyacağınız önemli araçlar ve teknoloji, ekip sohbeti ve iş birliği araçlarını (örneğin, Slack), video konferans yazılımını, ekran paylaşım araçlarını, önemli görevleri takip etmek için proje yönetim sistemlerini, zaman takip uygulamalarını ve daha fazlasını içerir.
Bağlı Kalın
Toplantıları planlamak ve iş günü boyunca çalışanlar ve iş arkadaşlarıyla iletişimde kalmak için görüntülü konferans ve mesajlaşma platformlarını kullanın. Mesajlaşma veya video yoluyla toplantıları planlamak, çalışanların görevlerine motive ve odaklanmış kalmalarına ve işlerine daha bağlı hissetmelerine katkıda bulunur.
Bu soruları yanıtlamanızı öneririz iletişimi geliştirmek için:
Yanıtlar ekiplerin performansını artırmak ve bilgilerin dolaşımını sağlamak için bir iletişim ve bağlantı stratejisi oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Böylece, yaratıcı ve üretken süreçleri engelleyen bilgi silolarının veya bölmelerinin oluşmasını önleyeceksiniz.
Sosyalleşmeyi Teşvik Eder
Sanal toplantılar ve uzaktan buluşmalar planlayarak morali yükseltin, tükenmişliği önleyin ve ekip üyeleri arasında iletişimi teşvik edin.
Bu oturumlar, davetli röportajları, ekip üyeleriyle kısa sohbetler veya ofislerde kahve saatinde olduğu gibi rahatlama ve sosyalleşme oturumlarını içerebilir. Genel ilgi alanları, aile hayatı ve grup ilgi alanlarını ele alır. Ve unutma, bu sosyal bir alan olsa da işle ilgili iyi bir fikir ortaya çıkarsa paylaşmak için iyi bir zaman olabilir.
İşbirlikçilerle İlişkilerinde Şeffaflığı Ara
Çalışanlar genellikle iş yerinde davranış örneği olarak liderlere bakarlar. Örneğin, açık ve dürüstseniz, onların da sizinle açık ve dürüst olmaları daha olasıdır. Şeffaflık ekip kültürünüzün bir parçasıysa, tüm çalışanlarla güven oluşturmak ve herhangi bir soru veya endişe ile rahat hissetmelerini sağlamak daha kolaydır.
Şeffaflığınızın tüm ekip üyelerine eşit şekilde yayıldığından emin olun. Örneğin, paylaşacak haberleriniz varsa, tüm ekip üyelerinin aynı anda haberdar olmasını sağlayın. Bu şekilde, uzaktan çalışan çalışanlarınız ofiste neler olup bittiğini en son öğrenen kişi gibi hissetmezler veya bilerek onlardan bilgi sakladığınızı düşünmezler.
Uzaktan Çalışan Ekiplerinizden En İyi Verimi Nasıl Alırsınız
Bu ipuçlarını, uzaktan çalışan çalışanlarınızdan en iyi performansı elde etmek, her biriyle olan ilişkinizi güçlendirmek ve ekip memnuniyeti, bağlılığı ve verimliliğini artırmak için kullanın.
Sanal Katılım Deneyimi Geliştirin
Yeni çalışanlarınızı sanal katılım yoluyla başarıya hazırlayın. Zoom gibi video konferans programları, ekip iletişim araçları, işbirliği içinde belge depolama, iş akışı yönetim araçları ve sanal özel ağlar (VPN), çalışanların evden çalışırken düzenli, verimli, güvenli ve bağlı kalmalarını sağlamak için önemlidir.
Gerekirse, yeni işe alınan yetenekleri sanal çalışma düzeninize entegre ettiğiniz bir eğitim programı hazırlayın. Veri güvenliği, güvenli iletişim, iletişim protokolleri gibi dijital dünyada temel konuları içeren konuları dahil edin.
Evden çalışmak için daha fazla ipucu öğrenmek istiyorsanız, bu blog evden çalışırken daha üretken olmanın yollarını keşfetmenize yardımcı olacaktır.
Çalışanları özel bir çalışma alanı yaratmaya teşvik edin
Ekibinizle çalışma alanları hakkında konuşmaları için oturumlar planlayabilirsiniz: en çok neyi seviyorlar, nasıl geliştirebilirler, kısa vadede hangi teknolojik ihtiyaçları karşılamak istiyorlar.
Daha sonra, iş arkadaşlarınızın hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olun. Ev ofis giderlerine katkıda bulunmayı düşünün. Bu şekilde, mesafeye rağmen şirkete aidiyeti güçlendirebilirsiniz.
Mikro Yönetimden Kaçının
Uzaktan çalışmanın çekiciliğinin bir kısmı özerklik ve sahipliktir. Mümkünse, çalışılan saatler, görünen aktivite seviyeleri veya mikro yönetim yerine sonuçlara odaklanmayı düşünün. Günlük veya haftalık sanal ekip toplantıları planlayın; yanlış anlamaları netleştirmek ve olası sorunları baştan belirlemek için ideal bir zamandır.
Dağıtılmış ekibinizin toplantılarını daha eylem odaklı ve daha çekici hale getirin. Buzları kırmak için egzersizler yapmaya çalışın, ekip oluşturma etkinlikleri düzenleyin ve psikolojik güvenlik ortamını teşvik edin.
Uzaktan çalışan çalışanları mikro yönetmek her iki taraf için de stresli olabilir ve çalışanlar işlerini yürütmek için onlara güvenilmediğini hissedebilirler. Bunun yerine, görünür faaliyetler ve çalışılan saatlerden çok sonuçlara ve hedeflere odaklanın. Çalışan işini iyi ve zamanında yaptığı sürece, çalışma tarzı önemsiz olabilir.
Aynı zamanda, uzaktan çalışanların özerkliklerinden faydalanarak zaman kaybetmemeleri ve iş yüklerini görmezden gelmemeleri önemlidir. Bazı çalışanların uzaktan çalışma için gerekli özdisipline sahip olmamaları mümkündür ve bu davranışı, ekibin verimliliğini etkilemeden önce hızlı bir şekilde tanımak esastır.
Geri bildirim sunun ve isteyin
Yapıcı ve olumlu geri bildirim sağlamak, çalışanların yolda kalmasına ve iş performanslarını artırmasına yardımcı olabilir. Ayrıca, çalışanlara uzaktan onlara nasıl daha iyi destek olabileceğinizi sormak, yönetim tarzınızdaki kör noktaları belirlemenize yardımcı olabilir.
Meşgul olduğunda, bire bir konuşmalar gibi görünüşte önemsiz etkinlikleri iptal etmek veya ertelemek kolaydır. Ancak, bu toplantılar uzaktan ekipleri etkili bir şekilde yönetmek için çok önemlidir. Bunun nedeni, uzaktan çalışanların genellikle gün boyunca meydana gelen küçük güncellemeleri ve ad hoc toplantıları kaçırmaları ve yerel çalışanlar kadar güncel olmayabilmeleridir.
Her şeyi mümkün kılmak için bireysel toplantıları haftalık veya iki haftada bir aynı saatte yapmaya çalış ve her uzak çalışanına en az yarım saat tam dikkatini ver ki sorular sorabilsin, endişelerini dile getirebilsin veya fikirlerini paylaşabilsin.
Her bir ekip üyesiyle sağlam bir ilişki kur
Uzaktan çalışan çalışanları yönetirken, onları uzaktan çalışmayan çalışanlarınızla aynı şekilde tanıyın, hobileri, ilgi alanları ve profesyonel hedefleri dahil.
Bir çağrı veya görüntülü görüşme sırasında işlere odaklanmak için kendinizi baskı altında hissetseniz bile, her zaman toplantılarınızın başında veya sonunda kısa bir sohbet için birkaç dakika ayırın, tıpkı yüz yüze toplantılarda yapacağınız gibi. Bir çalışanın hafta sonunu sormak, ailesi hakkında sohbet etmek veya yaklaşan tatil planlarını öğrenmek gibi basit şeyler, onun sizinle daha rahat hissetmesine ve kişisel bir bağ kurmasına yardımcı olabilir.
Uzaktan Çalışanları Entegre Edin
Hibrit çalışma modeli olan şirketlerde, uzaktan çalışanların şirketin hedefleri, vizyonları ve planları hakkındaki anlamlı tartışmaların dışında bırakıldığı durumlar yaşanabilir ve bu çalışanlar kendilerini yabancılaşmış ve değersiz hissedebilirler. Uzaktan çalışanların iş ortamlarında nasıl hissettiklerini ölçmek için çalışan memnuniyeti anketlerini düzenli olarak gönderin.
Sonuç...
Uzaktan çalışma herhangi bir şirket için bir zorluktur. Ancak, elimizdeki teknolojiye uyum sağlamayı başaranlar için çok faydalı olabilir.
Sanal bir şirket kurmak istiyorsanız veya zaten bir şirketiniz varsa ve ekibiniz uzaktan çalışmakta sorun yaşıyorsa, yönünüzü yeniden bulmak ve hızla büyümek için bu ipuçlarından bazılarını deneyin.
Unutma ki gelecek şimdi, ve teknolojik ve dijital devrim işletmeler ve iş için yeni ufuklar açıyor.
