Todo lo que necesitas saber sobre el equivalente a tiempo completo

Si quieres dirigir un negocio, o ya tienes uno, dos cosas y habilidades importantes que necesitas dominar son los acrónimos y las matemáticas. ¿Por qué? Porque, si no sabes sobre estas cosas, ¿cómo vas a saber cómo calcular 0.5 FTE? ¿O el 85% de una semana laboral que dura 35.5 horas? ¿Y qué es PTO? ¿Y ALE? Apuesto a que te sientes bastante estresado ahora mismo, tu cabeza debe estar doliendo... Pero no te preocupes, por suerte estamos aquí para ti y en este artículo encontrarás las respuestas a todas tus preguntas.

‍

Comencemos diciendo por qué todo esto es TAN IMPORTANTE... FTE es una medida útil porque ayuda a los analistas de presupuesto y a los gerentes de proyectos a estimar los costos laborales... ¿Laboral qué??

¡Costos laborales! Porque, al comprender cuántos trabajadores a tiempo completo necesita una empresa para realizar ciertas tareas y el monto aproximado de sus salarios, los analistas de presupuesto y los gerentes de proyecto pueden prever mejor los fondos que necesitarán para continuar el trabajo de la empresa o un proyecto determinado para el próximo año.

‍

¿Y la pregunta del millón de dólares… QUÉ ES FTE? ¿QUÉ DEMONIOS ES ESO?

‍

Tu empleado de FTE es alguien que trabaja toda la semana laboral y su cantidad total de horas trabajadas es de 2,800 horas por año, desglosándose en 5 días a la semana, 8 horas por día. Un término con el que seguramente estás familiarizado es una semana laboral típica de 40 horas. Aunque en algunos casos, los empleados consideran 37,5 horas como una semana laboral de tiempo completo, porque no incluyen el descanso obligatorio diario de 30 minutos en la cantidad total.

Sin embargo, no todos los empleados trabajan a tiempo completo. Algunos son trabajadores a tiempo parcial, otros solo trabajan durante ciertos meses del año, otros tienen horarios flexibles, otros trabajan durante un proyecto, y así sucesivamente. Y es precisamente por esto que se ha introducido esta métrica, FTE es una unidad de medida que te ayuda a contar las horas trabajadas por todo tipo de trabajadores, y también se usa para calcular cuántas personas debes contratar cuando planificas un proyecto o una campaña.

Fuera del entorno empresarial, FTE también se utiliza para medir la carga de clases de un estudiante o su participación en un proyecto escolar… Parece que nunca dejamos la escuela atrás. 

‍

Está bien, pero... ¿Qué es un empleado equivalente a tiempo completo entonces? 

‍

Considerando que la unidad de medida FTE se basa en el número total de horas trabajadas, puede que no indique el número real de personas que trabajan en una empresa. Aquí hay una guía rápida de cómo los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial pueden equivaler a 1 empleado equivalente a tiempo completo: 

• 1 empleado a tiempo completo trabajando 1 horario oficial a tiempo completo = 1 empleado equivalente a tiempo completo

• 2 empleados a tiempo parcial que trabajan exactamente la mitad del horario oficial a tiempo completo de la empresa = 1 empleado equivalente a tiempo completo

• 4 empleados a tiempo parcial que trabajan exactamente una cuarta parte del horario oficial de tiempo completo de la empresa = 1 empleado equivalente a tiempo completo

‍

Para rastrear las horas de trabajo de los empleados y decidir si sus empleados son equivalentes a tiempo completo, hay muchas herramientas excelentes para rastrear equipos.

‍

¿Esto realmente tiene un propósito?

‍

La respuesta es SÍ. Supongamos que necesitas calcular la cantidad total de horas, tiempo y dinero necesarios para que tu negocio funcione con éxito. FTE es la respuesta, el equivalente a tiempo completo te ayudará a hacer esto. 

También te permite hacer los cálculos al revés. Si un proyecto requiere, no sé, 600 horas, y solo quieres contratar empleados a tiempo completo, eso significa que necesitarás 15 semanas para que una persona lo termine, o 7,5 si dos personas lo están haciendo, etc...  Los recursos humanos a menudo usan esta métrica para tomar decisiones de personal para toda la empresa.

Además, varios programas federales tienen diferentes formas de calcular FTE, y estos cálculos se utilizan para determinar:

• Elegibilidad para el Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP otra sigla para su lista y una muy importante para su negocio)

• Si un empleador es un Empleador Grande Aplicable (ALE) para el año fiscal.

• Y también para que los propietarios de pequeñas empresas vean si pueden solicitar un crédito fiscal por el monto del 50% de las primas de atención médica pagadas por el empleador. 

‍

Ahora hablemos de otros acrónimos con números… FTE 100%. ¿Qué es eso?

‍

Un FTE 100% es un empleado a tiempo completo, aquel que trabaja todas las semanas laborales de 40 horas, los trabajadores a tiempo completo o varias personas que cumplen con las tareas de una posición a tiempo completo y es una medida estándar que utilizarás para calcular el tiempo, dinero o empleados necesarios para finalizar un proyecto. Como mencionamos, algunos empleados consideran que 37.5 es la semana laboral estándar, que es el número de horas realmente trabajadas cuando excluyes los descansos.

A veces una persona puede ser tu FTE 100%, o FTE 1.0, que es otra forma de llamarlo. Un cálculo de FTE para todos los empleados de una empresa necesita ser redondeado hacia abajo al número entero más cercano (generalmente, 1.0 FTE o mayor).

Por otro lado, el FTE para empleados individuales puede ser:

• 80% (0.8) FTE

• 75% (0.75) FTE

• 70% (0.7) FTE

• 50% (0.5) FTE

•Cualquier otra equivalencia de FTE de un horario de trabajo más corto que el 100% de FTE

Puede crear varias combinaciones, dependiendo de las necesidades de su negocio.

‍

Entonces, toda esta información suena genial, pero lo importante es cómo puedes calcular el FTE.

‍

Calcular tu FTE no es tan difícil. Solo necesitas sumar la cantidad total de horas trabajadas por todos tus empleados y dividirlo por 40h. El número que obtienes necesita redondearse a dos decimales. ¡Y TA DA! Esa es toda la magia.

¿Quieres calcular cuánto te costará realmente contratar empleados en el extranjero? Hay varias herramientas en línea llamadas "calculadoras de empleo" para obtener una estimación sobre tus costos generales para empleados en diferentes países.

‍

Resumiendo… 

‍

FTE tiene muchos usos y métodos de cálculo diferentes dependiendo de por qué quieres calcularlo. Te ayudará a planificar un proyecto o tu trabajo según los plazos y tu presupuesto.

‍

En conclusión, tener FTEs precisos para todos sus empleados también ayudará a los empleadores a determinar las responsabilidades hacia ellos, sus tasas de PTO y si el negocio es elegible para ciertos programas federales. Una vez que decida por qué quiere usar FTE, identifique el método de cálculo apropiado y sígalo.